JUSTIFICAR POR QUÉ VUESTRA EMPRESA ES UN MODELO DE ORGANIZACIÓN HORIZONTAL
En la actualidad trabajamos en una empresa que se puede identificar dentro de los modelos que corresponden a organizaciones horizontales.
Premisas básicas de una organización horizontal
La descentralización de los objetivos en la que los directivos proponen guías de actuación para resolver los posibles conflictos, la conversión de los procesos convirtiéndolos en unidades más pequeñas, la externalización de los costes fijos más altos, la búsqueda e implantación de una mayor flexibilidad en base a las necesidades de la empresa así como el uso intensivo de las tecnologías de la información y comunicación, son algunas de las características más significativas que presenta una organización horizontal. Pero falta añadir una variable fundamental que actúe como engranaje de toda la organización, un comunicador transversal que desempeñe el rol de mecanismo integrador global y sin el que no sea posible obtener resultados. Se trata del factor humano. La manera en que interactúen los empleados ya no sólo con los directivos si no también con los diferentes grupos internos y externos determinarán el grado de progreso e innovación que la empresa será capaz adquirir a corto, medio y largo plazo. Dicho de otra manera, las personas son las que deben luchar por el futuro laboral que quieren tener y su forma de comunicación y actuación entre ellas, definirá el futuro que les espera. Determinar cómo vamos a relacionarnos, cómo queremos trabajar, qué grado de implicación deseamos o podemos asumir, qué estamos dispuestos a ofrecer a los demás, qué estamos dispuestos a perder y compartir con ellos, también obviamente qué estamos dispuestos a recibir de ellos, son premisas clave para crecer en conjunto en el futuro.
Bueno, hecho este pequeño análisis, pasamos a describir en qué consiste y cómo actúa la empresa en la que trabajamos actualmente, perteneciente al sector de automoción como proveedor de material auxiliar de componentes (piezas interiores del habitáculo). Se trata de una empresa multinacional francesa (con casa matriz en Paris) que se encuentra representada en tres continentes: Europa, América y África. Hasta hace apenas 5 años sólo tenía presencia en Europa y Sur América pero tras un cambio estratégico con el objetivo de la disminución de costes fijos se desarrollaron operaciones de deslocalización (outsourcing) hacía los países del norte de África como Túnez y Marruecos. Para el éxito de este cambio estratégico se ha hecho fundamental el uso de la Infotecnología. La comunicación diaria a través de Internet y telefóno son las herramientas diarias básicas de trabajo. Comunicación en diferentes idiomas con gente de diversas culturas que puedan poseer el mismo grado de información con presuntamente el mismo fin común: mejor la competitividad y productividad del grupo empresarial.
En nuestra opinión se trata de una organización en red. No obstante hay que señalar que cuando ha tenido y tiene la necesidad de conectar con un nuevo proveedor o realizar algún tipo de colaboración (subcontractación, joint ventures, deslocalización…) lo hace a nivel de recursos físicos y comunicaciones por lo que acaba convirtiéndose en una empresa Virtual. Además en la actualidad, por poner un ejemplo, todo el servicio informático del grupo está centralizado en París y cada vez que una filial, esté localizada donde esté (España, Portugal, Eslovaquia…), tiene una demanda informática ésta es resuelta por el equipo central. En un momento determinado se convierte en una red temporal de empresas que se unen para aprovechar una oportunidad específica de mercado respaldada en las tecnologías que cada una posee y domina. Esto sin duda, dada la situación actual, es un factor muy bueno de progreso y mejora, favoreciendo en un mundo global. Cada una de las empresas aporta lo que mejor sabe hacer y genera un crecimiento común. Sinergias de actuación, en las que el beneficio dado para todos es mayor que la suma individual de los beneficios de cada una de ellas.
El núcleo de la empresa lo constituyen el conjunto de colaboradores (cada una de las fábricas del grupo, en cada uno de sus países) con suficiente autonomía pero en todo momento tienen el apoyo de los técnicos de otras fábricas. Por ejemplo, un cambio de definición desarrollado por un técnico en España es aplicado por un técnico en Marruecos dentro de su cadena de producción y de manera inmediata. Además si en cualquier momento hay alguna duda ésta se solventa en pocas horas y se tiene el apoyo y soporte técnico de cualquier “experto” del grupo. Dicho de otra manera, todo es instantáneo, es online y está orientado hacia los procesos para la creación de valor continua. La organización se basa en la formación de equipos multidisciplinares con una gran polivalencia distribuidos por proyectos, que se relacionan entre sí y con otros grupos externos (proveedores de materiales auxiliares, técnicos de otras fábricas, clientes…) apoyándose en el uso de las tecnologías de la información independientemente de su localización física.
Un ejemplo concreto, en nuestra empresa, es que cada día se realizan a las 9h reuniones de 15min de duración en cada área de producción, a pie de línea. Cada uno de estos equipos lo forman un técnico de cada área (producción, ingeniería, calidad, logística, métodos, mantenimiento…) y en ellas se comentan los problemas tenidos el día anterior, la previsión logística para el día de hoy, si se tienen o no los medios para llevar a cabo la producción y el seguimiento de las mejoras previstas. En caso de haber tenido problemas, se evalúan los costes y se buscan medidas preventivas para que no vuelva a repetirse en ese día (si es posible aplicarlas de inmediato). Cada técnico desde su punto de vista aporta una idea o posiblemente una solución en base a su formación y experiencia. El objetivo es provocar la sinergia (puntos de conexión y apoyo entre los componentes del equipo) necesaria para trabajar en equipo, motivando a los integrantes y también a los operarios de producción. Que estos puedan sentir que se trabaja para que ellos tengan menos problemas y que se está a su disposición para cualquier propuesta.
En paralelo, si durante esa reunión surgen temas que implican a otras fábricas del grupo, se establece contacto con ellas a la finalización de la misma. Existen los interlocutores adecuados para recibir posibles incidencias y buscar la colaboración inmediata. Esta es una de las tareas que a nivel de grupo han sido diseñadas por la empresa matriz. La comunicación a la que nos referimos se realiza diariamente por teléfono e Internet. Hay que añadir que semanalmente se realiza una audio-conferencia o video-conferencia con los centros implicados en cada uno de los proyectos. Se trata de reuniones semanales de seguimiento de proyecto con el fin que todos los componentes del equipo tengamos el mismo nivel de información a nivel de demandas cliente, incidentes de calidad, propuestas técnicas…
En un momento determinado puede ser necesario que un técnico de España se conecte a las bases de datos de Marruecos o Portugal (por poner un ejemplo) o a la inversa, con el objetivo de verificar stocks de componentes o verificar en qué estado de planificación se encuentra alguna demanda de producción realizada para determinados productos…No se trata de un ejercicio de “espionaje” industrial si no de “confiar sí pero verificar también”, estar al día de lo que ocurre en tu día a día desde un punto de vista Noble con una visión abierta y de comunicación, no de ventajismo y de crítica destructiva, no de conocimiento de información “extra” que pueda ser utilizada en provecho propio en un momento de apuro o de demostración o justificación ante algún problema interno (responsables, política) o con cliente final. No para decir o pensar que otro tiene la “patata caliente” o es o ha sido el culpable de esto o lo otro. Existe libertad pero no libertinaje. Existe un comportamiento ético por todas las partes implicadas, regidas por un código de conducta establecido por el grupo.
Claro está que como en todos los ámbitos de la vida, no todo el mundo actúa con la nobleza y dignidad esperada; sobre todo cuando hablamos de culturas tan diferentes, en el que cualquier gesto puede ser malinterpretado y en una situación tan convulsa como es la actual (con crisis económica…) en el que en un momento dado algo puede ser malintencionado. Pero el objetivo vuelve a ser el bien común y esto es lo que se debe transmitir desde la dirección y en todos los niveles jerárquicos. Se trata de crear una organización que aprenda de sus integrantes, que sea capaz de gestionar el conocimiento, fomentando el talento de las partes, su creatividad, su innovación con el objetivo de sobrevivir como organización global siendo más competitivos. Convirtiéndonos en una organización que aprenda.
Otro ejemplo, es la muy escasa jerarquía existente. En concreto, hay un gerente, un director industrial casi al mismo nivel del primero y un escaso cuadro de mandos intermedios. Por debajo de estos en un nivel inferior pero con un alto grado de comunicación y accesibilidad se encuentran todos los técnicos.
La conclusión es la siguiente, por lo comentado anteriormente la organización en la que trabajamos sigue una estructura de conexión en red y en determinados momentos virtual. En términos generales, éste debe ser el camino pero en la mayor parte de las organizaciones actuales no se trabaja de esta manera. Son normalmente organizaciones muy jerarquizadas muy piramidales, verticales en las que cuesta mucho establecer conexión (ya no sólo exterior, ojala fuera sólo exterior) si no dentro de las diferentes líneas jerárquicas e incluso, dentro de un mismo departamento; vamos que existe un grave problema de comunicación hasta con el compañero de al lado.
Todo esto debe cambiar y no variar el enfoque de lo que realmente sabemos que es correcto. Hay que romper con lo preestablecido y con los tabúes prehistóricos de “haz lo que yo te digo y calla”, “esto siempre se ha hecho así”, “lo hacemos así desde hace 20años”, “yo tengo la información y la manejo a mi antojo”, “yo le doy mi información a quien quiero y cuando quiero”... Establecer nuevas maneras de comunicación y comprensión dejando de lado las barreras culturales (idiomas, religiones, costumbres...) Ser global.
Como quien tiene la información tiene el poder, y no puede tenerla todo el mundo, hay que establecer que sí llegue a aquellos “entes” (personas) dotadas de alto nivel de inteligencia práctica y emocional, convirtiéndose en integradores y formadores de equipos de trabajo y de conocimiento. Transgresores y Generadores de Conocimiento. Dicho claramente, la formación y el conocimiento es el salva conducto del cambio y mejora continua en una organización.
A continuación se citan varios links que nos explican en qué consiste una organización en red y virtual
Otro en el que nos hablan de manera directa las ventajas y desventajas de una organización virtual
Otro link interesante y que hemos leído para entender mejor en qué consiste este tipo de organizaciones
Y finalmente una serie de videos de Youtube en los que nos explican de diferentes maneras las organizaciones virtuales
